一般社団法人日本音響家協会 定款施行細則付属
支部運営規則
この支部運営規則(以下、本規則という)は、定款第3条に基づく支部運営が適法で円滑な運営に資するために必要な事項を規定する。
第1章 支部の責務
(支部の責務)
第1条 支部は、支部が所轄する地区に依拠し、その地区の実情に即した活動ならびに運営を行うものとし、定款第4条第1項に定める当協会の目的に資するものとする。
第2章 支部社員総会
(支部社員総会)
第2条 支部社員総会(以下、総会という)は、定時総会と臨時総会とし、いずれも当該支部の正会員で構成する。
2 総会において当該支部正会員は各1個の議決権を有する。
3 準会員は、当該総会に出席し意見を述べることができる。ただし議決権は無い。
(支部総会の権限)
第3条 総会は、第5条第2項に記載した事項に限り議決することができる。
(開催)
第4条 定時総会は毎事業年度終了後、当協会の定時社員総会の開催日までに速やかに開催するものとする。
2 臨時総会は、必要に応じていつでも開催できる。
(招集)
第5条 総会は運営委員会の議決により支部長が招集する。
2 総会を招集するときは、会議の目的、日時、場所および議決権行使の方法に関する事項、議題およびその他の必要事項を記載した書面もしくは電磁的方法により開催日の7日前までに、すべての支部会員に交付して通知しなければならない。
(議長)
第6条 総会の議長は、支部長がこれに当たる。
(議決の方法)
第7条 総会の議決は、当該支部の総正会員数の過半数が出席し、その過半数により議決するものとし、可否同数のときは議長が裁決する。
(議決権の代理行使)
第8条 正会員は、本人の代理人として当該総会に出席する他の正会員に議決権の行使を委任する旨を記した委任状を書面または電磁的方法により当該総会に提出し、代理人による議決権を行使することができる。
2 前項により議決権を行使した正会員は、当該総会に出席したものとする。
(議事録)
第9条 総会の議事については、議事の経過と結果を記載し、議長が記名押印した議事録を書面もしくは電磁的記録で作成し、これを支部連絡事務所に保管するものとする。
2 支部長は、前項の議事録の抄録を当協会の公式ウェブサイトに掲載し、会員および公衆に情報を公開する。
第3章 支部役員
(支部役員と定数等)
第10条 支部には次の支部役員を置く。
(1) 運営委員は20名以内
(2) 監査は1名
(3) 運営委員の内、支部長1名、副支部長2名以内、事務局長1名、会計1名とする。
2 運営委員会の議決により、前項の他に運営委員の中から業務を分担して執行する運営委員を選定する。
3 各支部の自治により運営委員の中から事務局次長および会計を補佐する会計員を置くことができる。
(支部役員の選任等)
第11条 運営委員ならびに監査は、支部正会員の中から立候補者を含め運営委員会が候補者を選定して推挙し、支部社員総会の議決により選任する。
2 支部長、副支部長、事務局長および会計は、運営委員が互選し運営委員会の決議により選定ならびに解職する。
3 業務を分担する運営委員は、運営委員の中から運営委員会の議決により選定ならびに解職する。
4 運営委員は、理事ならびに各種専門委員を兼任できる。
5 監査は、他の支部役員を兼任できない。
6 支部役員は、 当協会の役員たるに反する行為等があったときは、支部社員総会の議決により当該役員を解任できる。
(支部相談役の手続)
第12条 当協会の支部役員を永年に亘って務め功績のあった者に、支部相談役の称号を与えるときは、支部長が予め本人の意向を確認した上で運営委員会にて支部相談役の推薦を議決し、支部社員総会の承認を得るものとする。
(支部相談役の通知)
第13条 支部社員総会が当該会員を支部相談役として承認したときは、本人に称号を授与した旨の通知書を送付して通知する。
(支部役員の任期)
第14条 支部役員の任期は定款第27条第1号に規定する理事の任期に準ずる。ただし、重任および再任を妨げない。
(支部役員の職務権限)
第15条 支部役員の職務および権限は次の通りとする。
(1) 運営委員は、運営委員会を構成し、支部の業務の執行を決定する。
(2) 支部長は支部を代表し当該支部を総理して業務を執行する。
(3) 副支部長は支部長を補佐して業務を執行し、支部長に事故あるときは予め定めた順位により、その職務を代行する。
(4) 事務局長は当該支部の運営委員会および業務の執行に関する事務を管掌し、業務を執行する。
(5) 会計は当該支部の会計責任者として財産の管理および会計業務を管掌し、業務を執行する。
(6) 業務を分担する運営委員は、当該業務の執行責任者として業務を執行する。
(7) 監査は、監事に準じ、当該支部の運営委員の業務の執行ならびに会計を監査するものとし、運営委員会に出席して必要な意見を述べなければならない。ただし、議決権はない。
第4章 運営委員会
第1節 運営委員会の構成等
(運営委員会の設置)
第16条 支部の運営を掌る議決機関として運営委員会を設置する。
2 運営委員会は支部ごとに設置し、当該支部のすべての運営委員で構成する。
(運営委員会の種類)
第17条 運営委員会は、通常運営委員会と臨時運営委員会および特別運営委員会とする。
2 通常運営委員会は支部長が必要と認めた時に開催する。
3 臨時運営委員会は、次の一に該当するときに開催する。
(1) 支部長以外の運営委員が会議の目的である事項を記載した書面または電磁的方法により支部長に招集の請求をしたとき
(2) 前号の請求があった日から5日以内に、その日から2週間以内の日を運営委員会の日とする臨時運営委員会の招集が発せられないときに、当該運営委員が招集したとき
4 特別運営委員会は、支部総会において運営委員全員を改選したとき、支部長および副支部長ならびに事務局長および会計等を選定するために開催する。
第2節 運営委員会の権限と責務
(権限の委任)
第18条 理事会は、運営委員会に支部の運営を掌らせるために、理事会の権限のうち、定款第37条第1項第1号に規定する当協会の業務の執行の決定において、支部の業務の執行の決定についての権限を運営委員会に委任し、運営委員会の職務の執行を監督する。
(運営委員会の職務権限)
第19条 運営委員会は前条の委任により、支部の業務の執行を決定し運営委員の職務の執行を監督するとともに支部長、副支部長、事務局長、会計および業務を分担する運営委員の選定および解職を行う。
(運営委員会の責務)
第20条 運営委員会は、理事会の委任の受任者として善良な管理者の注意義務をもって業務を処理し、その処理の状況および経過と、その結果を理事会に報告するものとする。
(運営委員会の議決事項)
第21条 運営委員会が第19条の職務権限により議決すべき事項は、次の通りとする。
(1) 支部の業務の執行の決定
(2) 支部長、副支部長、事務局長および会計の選定および解職
(3) 業務を分担する運営委員の選定および解職
(4) 支部の事業を執行する実行組織の設置および廃止
(5) 支部の事業計画書および収支予算書等の承認
(6) 支部の事業報告書および決算報告書等の承認
(7) 月次会計報告の承認
(8) 支部社員総会の日時、場所および議事に付すべき事項等の決定
(9) 少額の借入れ
(10) その他定款、定款施行細則および諸規則の定める事項
(11) その他運営委員会が必要と認める事項
(報告事項)
第22条 運営委員会は、第20条の規定により次に掲げる事項を遅滞なく理事会に報告するものとする。
(1) 支部社員総会および運営委員会の議事の経過とその結果
(2) 支部会計の月次会計報告
(3) 単位事業ごとの実施の結果と決算
(4) 支部の年次事業報告および年次決算報告
(5) 支部の年次事業計画および次予算
(6) 金額または取得時価が10万円以下の金品等の受贈の内容
(7) 理事会が報告を求めた事項
(8) その他、支部長が必要と認めた事項
2 前項の報告のうち、第1号の報告は第9条第1項の支部社員総会の議事録の写し、第25条第1項の運営委員会の議事録の写し、第3号の報告は第24条の事業報告書の写し、第4号および第5号の報告は支部社員総会の議案書の提出を以って報告に代えることができる。
3 当該支部に所属する会員が死亡または失踪したときは、その旨を会長宛てに通知する。
(支部事業の執行の決定)
第23条 第21条第1号により、支部が定款第4条第2項の事業を企画実施するときは、事業の目的と内容および経費ならびに執行責任者として同条第3号の業務を分担する運営委員を選定し、運営委員会の議決により当該事業の執行を決定するものとする。
2 運営委員会は、前項の経費については科目別予算を遵守し、予算超過を来たさないよう誠実な執行に努めるものとする。
(実施報告書)
第24条 支部が前条の事業を実施したときは、支部長もしくは執行責任者が当該事業の実施内容および経費を決算した収支計算書ならびに運営委員会の点検および総括を記載した実施報告書を作成して運営委員会の議決により承認を得るものとし、第22条第1項第3号により理事会に報告するものとする。
(運営委員会の議事録)
第25条 運営委員会の議事については、支部長が所定の記載事項および議事の経過とその結果を記載した議事録を書面もしくは電磁的記録で作成し、これを支部連絡事務所に保管するものとする。
2 支部長は、前項の議事録の抄録を当協会の公式ウェブサイトに掲載し、会員および公衆に情報を公開するものとする。
第3節 運営委員会の開催
(運営委員会の開催方法)
第26条 運営委員会の開催は、次の何れかの方法によるものとする。
(1) 運営委員が会合して開催する。
(2) 前号にかかわらず、運営委員会が議決すべき緊急事項が生じたとき、またはやむを得ない事由により会合が困難なとき、もしくは特に協議を要しない定型的な承認事項等を議決するときは、電磁的方法による運営委員会(以下「メール運営委員会」という。)を開催することができる。
(3) 第1号による運営委員会において、遠方に所在する等の理由により開催場所に赴くことができない委員ための方策として、インターネットを利用して出席者間の協議と意見交換が自由にできる環境下で出席することができる。また、感染症等の感染防止や安全対策で会合ができない場合も、この方式で運営委員会を開催することができる。(以下「Web運営委員会」という)
(招集および招集権者)
第27条 運営委員会は支部長が招集する。ただし、第17条第4項による場合を除く。
2 支部長は、第17条第3項第2号の請求があったときは、その請求があった日から5日以内に、その日から2週間以内の日を運営委員会の日とする臨時運営委員会を招集しなければならない。
3 前項の招集が発せられないときは、招集を請求した運営委員が招集する。
4 メール運営委員会は、各運営委員が招集する。
5 Web運営委員会の招集は第1項に準ずる。
6 特別運営委員会は、支部総会において運営委員全員が改選された後に、各運営委員が招集する。
(招集の通知)
第28条 運営委員会を招集するときは、招集者が日時、場所、会議の目的および議題を記載した書面または電磁的方法により開催日の7日前までに、すべての運営委員および監査に通知するものとする。
2 前項の規定にかかわらず運営委員の全員の同意があるときは、招集の通知を省略することができる。
3 メール運営委員会を招集するときは、招集者が会議の目的、開催時期および議決すべき事項を記載した議案書を、電磁的方法によりすべての運営委員および監査に送信することを以って招集の通知をしたものとする。
4 Web運営委員会を招集するときは、招集者が日時、会議の目的および議決すべき事項を記載した議案書を、電磁的方法によりすべての運営委員および監査に送信することを以って招集の通知をしたものとする。なお、全運営委員がリモート出席の場合の開催場所は議長の発信場所とみなす。
5 支部総会直後に特別運営委員会を招集するときは、招集の通知を省略することができる。ただし運営委員総数の過半数が在席するときに限る。
第4節 運営委員会の議事
(議長)
第29条 運営委員会の議長は、支部長がこれに当たる。また、Web運営委員会においても同様とする。
2 メール運営委員会の議長は、招集した運営委員がこれに当たる。
3 特別運営委員会の議長は、在席する運営委員の互選により選定する。
(議決権の制限)
第30条 議長は、運営委員として議決に加わることができない。
2 運営委員会の議決において、議決すべき事項に特別の利害関係を有する運営委員はその議決に加わることができない。
(議決権の代理行使)
第31条 止むを得ない事由により運営委員会を欠席する運営委員は、本人の代理人として当該運営委員会に出席する他の運営委員に議決権を委任する旨を記した委任状を書面または電磁的方法により当該運営委員会に提出し、代理人による議決権行使をすることができる。また、Web運営委員会においても同様とする。ただし、メール運営委員会は運営委員が会合しないため、この限りではない。
2 前項により議決権を行使した運営委員は、当該運営委員会に出席したものとする。
(議決の方法)
第32条 運営委員会の議決は、議決に加わることができる運営委員の過半数が出席し、その過半数を以って議決し、可否同数のときは議長がこれを裁決する。また、Web運営委員会においても同様とする。
2 メール運営委員会の議決の方法は、理事会規則第14条第4項の規定を準用し運営委員が提案した議案について議決に加わることができる運営委員全員が電磁的方法により同意する意思を示したときは、その提案を可決する旨の運営委員会の議決があったものとする。ただし、監査が異議を述べたときはこの限りでない。
(メール運営委員会の議事の方法)
第33条 メール運営委員会の議事の方法は次の通りとする。
(1) 審議の方法は、電子メールの送受信による電磁的方法とする。
(2) 電子メールを発信および返信するときは、すべての運営委員および監査に電子メールソフトの同報送信機能を使用して送信し、審議の内容および経過を運営委員および監査の全員が共有するものとする。
(3) 議長は、各運営委員および監査に速やかな表決を促し、短期間に円滑な審議が行われるよう効率的な議事進行に努めなければならない。
(監査の出席)
第34条 監査は運営委員会に出席し必要な意見を述べなければならない。ただし、議決権はない。
(関係者等の出席)
第35条 運営委員会が必要と認めるときは、議事に関係を有する者に出席を求め、その事情および意見を聴取することができる。
2 会員は、何時でも運営委員会に出席することができるものとし、議長の許可を得て意見を述べることができる。ただし、議決権はない。
(議事録の配布)
第36条 支部長は、欠席および在席しなかった出席者に対し、議事録の写しおよび資料等を配布して、議事の経過とその結果を遅滞なく報告するものとする。
第5節 事務局
(事務局)
第37条 運営委員会の事務局は事務局長とし、必要な場合は、運営委員会の議決により運営委員の中から事務局次長を選定することができる。
第5章 支部会計
(支部会計)
第38条 支部会計は、会計規則第3条第3項により本部会計の補助的な会計処理であって、支部長を決済責任者および会計担当運営委員を会計責任者として各支部単位で会計処理を行うものとする。
2 支部会計の原資は、本部会計が給付する支部運営補助費および事業活動の収益等を充てる。
(借入金)
第39条 支部会計は、止むを得ない事由があるときは運営委員会の議決により、短期かつ無利息無担保で少額の現金を借入れることができる。
2 借入金は当該事業年度内に返済するものとし、返済期間は6ヶ月以内であって借り入れ時の当該支部の支部運営補助費残高を限度額とする。
3 借入先は本部会計または支部役員もしくは支部会員の有志とし、金融機関等からの借入れは認めない。
4 本部会計から借り入れるときは、支部運営補助費の前受金とする。ただし、会場費等の前払いについては、その相当額を限度として借り入れすることができる。
5 前項の但し書きの借り入れは、事業計画書を理事会に提出し、理事会が承認する金額とする。
(予算の執行)
第40条 支部会計の予算の執行は、予算の範囲内において事務所機能を維持するための事務用品費、通信発送費、印刷費等の経費(以下、事務所管理費という)を除き、運営委員会の議決により執行するものとし、事務所管理費を含め決裁責任者が決裁し会計責任者が執行する。
(予算の執行の報告)
第41条 支部会計責任者は、第22条第1項第2号により月ごとに支部の各取引を証明する証憑を添えて集計し、決裁責任者が決裁した月次会計報告書を、翌月10日までに当月分を本部会計執行理事に提出するものとする。ただし、所得税の源泉徴収をしたときは源泉徴収報告書を翌月の5日までに提出するものとする。
(予算の変更)
第42条 支部会計の科目別の当初予算額を超える経費が必要な事業を企画するときは、当該支部の総予算額の範囲内において運営委員会の議決により予算を組み替えることができるものとし、組み替えた補正予算は理事会に報告するものとする。
2 前項の組み替えをしてもなお総予算額を超える経費が必要なときは、定款施行細則第14条第1号により当該事業の企画内容を理事会に付議し、理事会の決定に従うものとする。
(決 算)
第43条 支部会計の決算は、予算に対応する連続記録に基づくものとする。
(決算報告書)
第44条 支部会計責任者は、定款施行細則第15条第2項の決算報告書および付属明細書等の会計書類を作成して支部長に提出し、監査の会計監査を受けるものとする。
(監査報告書)
第45条 監査は、定款施行細則第15条第2項の事業報告書および前条の会計書類を監査して監査報告書を作成し、支部長に提出する。
(決算報告の承認)
第46条 支部長は、定款施行細則第15条第2項により決算報告書および前条の監査報告書を運営委員会に付議し、運営委員会の議決により承認を得るものとする。
(繰越等の処理)
第47条 毎事業年度における支部会計の決算上の剰余金または不足金は、本部会計の決算処理を経て翌事業年度に繰り越すものとする。
2 支部会計の不足金は当該支部の翌年度の運営補助費で清算する。
・附則
1、この規則は、2019年9月24日理事会の議決により2019年11月1日から施行する。
2、運営委員会規則は、本規則に移行し廃止する。
・附則
この施行細則は、2020年3月24日理事会の議決により一部改定し、2020年4月1日から施行する。
・附則
この施行細則は、2020年6月29日理事会の議決により一部改定し、2020年7月1日から施行する。
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第26条 参考資料
運営委員会議事録の記載事項
<1> 通常の運営委員会(運営委員が会合して在席する運営委員会) 1 運営委員会が開催された日時および場所 2 運営委員会の種類(臨時運営委員会は開催事由を記載) 3 出席した運営委員および監査の氏名 4 在席しない運営委員の氏名 5 支部運営規則第35条により特別に出席した関係者および会員の氏名 6 議長の氏名 7 運営委員会の議事の経過とその結果 8 議決を要する事項について特別の利害関係を有し、議決に参加できない運営委員があるときは当該運営委員の氏名 9 支部運営規則第35条により運営委員会において特別に出席した関係者および会員が、発言または意見を述べたときは、当該意見または発言の内容の概要
<2> 電磁的方法によるメール運営委員会 1 メール運営委員会を発議し召集した運営委員の氏名 2 メール運営委員会の開始日および議決日(終了日) 3 メール運営委員会の議決があったと見做す事項の内容の詳細 4 議事録の作成に係る職務を行った運営委員の氏名
<3> Web運営委員会 1 運営委員会が開催された日時および場所(議長の発信地) 2 運営委員会の種類(臨時運営委員会は開催事由を記載) 3 出席した運営委員および監査の氏名 4 在席しない出席運営委員の氏名 5 支部運営規則第35条により特別に出席した関係者および会員の氏名 6 議長の氏名 7 Web会議システムを用いて開催したこと、出席者の音声と映像が即時に他の出席者に伝わり、適時的確な意見表明がお互いにできる仕組みとなっていることが確認されていること 8 運営委員会の議事の経過とその結果 9 議決を要する事項について特別の利害関係を有し、議決に参加できない運営委員があるときは当該運営委員の氏名 10 支部運営規則第35条により運営委員会において特別に出席した関係者および会員が、発言または意見を述べたときは、当該意見または発言の内容の概要
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《通常運営委員会議事録の様式》
一般社団法人日本音響家協会●支部
通常運営委員会議事録
1、開催日時:2020年●月●日(●) 西暦使用
2、開催場所:●
3、運営委員総数:●
4、出席委員名:●、●
5、議決件委任者名:●、●
6、議長名:●
第1号議案 ●の件
●は・・・、全会一致をもって原案どおり可決された。
第2号議案 ●の件
以上をもって議案の全部を終了したので、議長は●時●分に閉会を宣した、
●年●月●日
一般社団法人日本音響家協会●支部 通常運営委員会
支 部 長:●
議事録作成者:●
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《運営委員会議事録・電磁方法の様式》
一般社団法人日本音響家協会●支部
運営委委員会(電磁方法)議事録
1、運営委員会の決議があったものとみなされた日:●年●月●日(●) (西暦使用、最終日を記載)
2、提案者:支部長 ●
3、運営委員総数:●名
4、運営委員並びに監査名
●、●・・・・●(監査)
5、運営委員会の決議があったものとみなされた議案事項
第1号議案 ●の件
●の件は、全会一致で可決された。
第2号議案 ●の件
●の件は、全会一致で可決された。
●年●月●日、支部長●が運営委員ならびに監査の全員に対して議案書を発し、●年●月◎日までに理事の全員から書面又は電磁的記録により同意の意思表示を得るとともに、監査からは異議が述べられなかったため、議案事項を可決する旨の理の決議があったものとみなされた。
以上のとおり、運営委員会の決議があったものとみなされた事項を明確にするため、本議事録を作成し支部長と議事録作成者がこれに記名する。
●年●月◎日
一般社団法人日本音響家協会 ●支部運営委員会(電磁方法)
支 部 長:● 印
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《運営委員会議事録・Web会議の様式》
一般社団法人日本音響家協会●支部
通常運営委委員会(Web会議)議事録
1、開催日時:●年●月●日(●)●時●分〜●時●分 西暦使用
2、開催場所:● 議長の場所
5、出席者名:●、●
6、Web出席者名:●、●
7、議決権委任者名:●、●
9、議長名:●
議長は、・・・を述べ、その内容につき詳細な説明がなされた。
議長がその賛否を議場に諮ったところ、全会一致をもって原案どおり可決した。
第2号議案 ●の件
本日のWeb会議システムを用いた運営委員会は終始異状なく議題の審議を終了した。
以上をもって議案の全部を終了したので、議長は●時●分閉会を宣した。
●年●月●日
一般社団法人日本音響家協会 ●●支部運営委員会
支 部 長:●
議事録作成者:●